Problem 01
Das System geht an der Realität vorbei
Die Software wurde am Reißbrett geplant, funktioniert im echten Arbeitsalltag aber nicht. Prozesse bleiben manuell, obwohl Sie bereits viel in IT investiert haben.
KI Automatisierung und Prozessautomatisierung
Schluss mit Prozesschaos im Mittelstand. KI und RPA Systeme, die Ihr Team vom ersten Tag an nutzt.
Wir helfen mittelständischen Unternehmen, manuelle Geschäftsprozesse und Datenbrüche zu beenden, damit Zeit, Qualität und Motivation im Team zurückkommen.
- Vor Ort im Praxiszeitraum, bevor eine Zeile Code entsteht
- Prozessautomatisierung mit KI, RPA, Software, Hardware und Schulung aus einer Hand
- ROI Garantie: Kein nachweisbares Potenzial, keine Analyse Kosten
Gescheiterte IT Projekte und Software, die im Alltag niemand nutzt, kosten Sie jeden Tag Zeit und Nerven. WAI KI Lösungen begleitet Sie von der Analyse bis zur fertigen Lösung. Wir verstehen Ihre Abläufe vor Ort im Praxiszeitraum, finden die teuersten Zeitfresser und bauen genau dafür das passende System. Mit RPA, KI Workflows, Hardware Setup und Schulung, die auch Technik Einsteiger sicher mitnimmt.
Vor Ort Analyse NDA möglich Klare Einschätzung WAI Methode
Warum Unternehmen im Mittelstand unter manuellen Prozessen und Medienbrüchen leiden
Viele mittelständische Unternehmen verlieren bei der Digitalisierung Zeit, Geld und Vertrauen. Hochqualifizierte Mitarbeiter übertragen Daten noch manuell von Excel ins CRM, gleichen Rechnungen ab oder telefonieren Informationen hinterher. Das kostet jeden Tag Geld und nervt Ihr Team.
Problem 02
Die Technik Lücke
Sie bekommen ein Programm, aber die Hardware vor Ort passt nicht. Ohne Setup, das im Betrieb funktioniert, bleibt selbst gute Software ungenutzt.
Der Mitarbeiter Boykott
Das Team wird nicht richtig geschult. Aus Sorge, etwas falsch zu machen, wird die neue Software im Alltag einfach nicht genutzt.
Medienbrüche zwischen Systemen
Informationen hängen in Excel, CRM und E Mail fest. Jede manuelle Übertragung kostet Zeit und erzeugt Fehler in der Datenqualität.
Verlorene Anfragen und Verzögerungen
Wenn niemand den Status in Echtzeit kennt, gehen Anfragen unter. Kunden verlieren das Vertrauen in Ihr Unternehmen.
Technologie muss sich dem Menschen anpassen, nicht umgekehrt. Deshalb führen wir Sie Schritt für Schritt zur Prozessoptimierung, die im Alltag wirklich funktioniert.
Zur LösungPraxiszeitraum
Vor Ort Analyse
360°
Software, Hardware, Schulung
0 €
Risiko ohne Potenzial
100 %
Team mit Schulung
Unser Ansatz
Das ist nicht nur ein Angebot. Es ist die Antwort auf Ihr Problem.
Im WAI Praxiszeitraum verstehen wir Ihre Abläufe so gut wie Ihr Team. Erst dann verbinden wir Abteilungen und automatisieren genau die Geschäftsprozesse, die Ihnen heute Zeit, Geld und Nerven kosten.
Was ist die Lösung?
Ein schlüsselfertiges KI und RPA System mit automatisiertem Informationsfluss zwischen Ihren Abteilungen. Maßgeschneidert für Ihre echten Abläufe, nicht für eine Standardvorlage.
Wie funktioniert sie?
Zuerst der Praxiszeitraum vor Ort. Dann Software Entwicklung, Hardware Setup und Schulung. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
Warum besser als Standardlösungen?
Kein Reißbrett IT. Wir erleben Ihren Arbeitsalltag live mit, liefern Software und Hardware aus einer Hand und geben eine ROI Garantie.
Für wen ist sie geeignet?
Für mittelständische Unternehmen ohne eigene IT Abteilung, die trotzdem Geschäftsprozesse zuverlässig und schnell automatisieren wollen.
Leistungen
Was Sie konkret erhalten
Fünf Bausteine für KI Automatisierung und Prozessautomatisierung im Mittelstand. Vom Praxiszeitraum vor Ort bis zur Workflow Automatisierung in Ihren Kernprozessen.
Leistung 01
Prozessanalyse im WAI Praxiszeitraum
Vor Ort beobachten wir Ihre echten Abläufe: Klicks, Übergaben und Fehlerquellen. So entsteht eine datenbasierte Prozessanalyse und eine klare Prioritätenliste für die Automatisierung.
- ROI priorisiert nach realem Geschäftswert
- Entscheidungsgrundlage ohne Investitionsdruck
Leistung 02
KI Automatisierung und RPA Umsetzung
Wir setzen KI Automatisierung und RPA in Ihren Kernprozessen um. Wiederkehrende Aufgaben laufen per Softwareroboter, abgestimmt auf Ihre Teams und bestehende Software.
- Routinearbeit entfällt aus dem Tagesgeschäft
- Weniger Fehler bei wiederkehrenden Vorgängen
Leistung 03
Workflow Automatisierung zwischen Abteilungen
Per Schnittstellen Integration verbinden wir CRM, ERP und Backoffice. Daten fließen ohne Medienbrüche vom Vertrieb bis zum Support.
- Kein Nachfragen mehr zwischen Teams
- Echtzeitinformation für schnellere Entscheidungen
Leistung 04
Hardware Setup und Systemintegration
Braucht Ihr Prozess neue Terminals, Server oder Geräte, liefern und integrieren wir Hardware direkt in die Lösung. Software und Infrastruktur aus einer Hand.
- Technik startet vom ersten Tag stabil
- Ein Partner statt mehrerer Dienstleister
Leistung 05
KI Schulung für den Regelbetrieb
Wir schulen Ihr Team direkt an den neuen Workflows. Damit KI Automatisierung nicht in der Schublade landet, sondern im Alltag genutzt wird.
- Sicherer Umgang auch ohne IT Abteilung
- Saubere Übergabe in den täglichen Betrieb
Was sich für Sie verbessert
Prozessoptimierung durch KI Automatisierung und Prozessautomatisierung bringt messbare Vorteile. Medienbrüche verschwinden, Geschäftsprozesse laufen schneller und Ihr Team hat wieder Zeit für Kunden statt Routine.
Effizienz steigern, manuelle Prozesse reduzieren
Excel Listen, E Mails und CRM Einträge werden automatisch zusammengeführt. Ihr Team gewinnt Stunden pro Woche für Beratung, Qualität und Wachstum.
Geschäftsprozesse beschleunigen, Datenqualität verbessern
Abgleiche zwischen Systemen laufen in Sekunden statt Stunden. Tippfehler und doppelte Pflege entfallen, weil Daten nur noch einmal erfasst werden.
Lead Management ohne verlorene Anfragen
Jede Anfrage landet strukturiert im System und wird schneller bearbeitet. Vertrieb und Backoffice sehen denselben Stand, ohne Nachfragen per Telefon.
Mitarbeiterzufriedenheit durch entlastete Teams
Monotone Dateneingabe fällt weg. Mitarbeiter arbeiten gern mit Systemen, die den Alltag erleichtern statt zusätzliche Klicks zu erzeugen.
Ergebnisse, Referenzen oder Beispiele
Freigegebene Case Studies, Screenshots und Zahlen verlinken wir hier, sobald sie veröffentlicht sind. Bis dahin zeigen wir nachvollziehbare Praxisbeispiele und transparente Nachweise — ohne erfundene Kundenstimmen.
Case / Ergebnis
Anonymisierte Praxisbeispiele aus dem Alltag
Typische Automatisierungsprojekte in Vertrieb, Backoffice und abteilungsübergreifenden Abläufen — mit messbarem Vorher/Nachher-Kontext statt Marketing-Floskeln.
Warum Sie uns vertrauen können
Keine anonyme KI Agentur aus dem Callcenter. Wir arbeiten vor Ort in Ihrem Unternehmen, sprechen mit Ihren Mitarbeitern und liefern Prozessautomatisierung, die im echten Arbeitsalltag funktioniert.
- KI Beratung und Prozessautomatisierung aus der Praxis, nicht aus dem PowerPoint
- WAI Methode mit klaren Standards statt undurchsichtiger Black Box
- Fester Ansprechpartner statt anonymem Ticketsystem
- Transparente Prozessberatung mit NDA auf Wunsch
WAI KI Lösungen verbindet Prozessverständnis mit KI Automatisierung und RPA Umsetzung. Im WAI Praxiszeitraum lernen wir Ihre Abläufe so gut kennen wie Ihr Team. Erst dann automatisieren wir.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Acht klare Phasen — von der Beobachtung im Betrieb bis zum schrittweisen Ausbau. Sie wissen immer, was passiert und welches Ergebnis jeder Schritt bringt.
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Praktikum / Discovery
Wir beobachten echte Abläufe im Betrieb: Büro, Übergaben zwischen Abteilungen, ERP, Telefon, Belege und manuelle Arbeit.
Ergebnis Wir verstehen, wo wirklich Zeit verloren geht.
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Audit-Dokument & Ergebnispräsentation
Wir zeigen schwarz auf weiß, was verbessert werden kann: Probleme, Potenziale, Systemnutzung, Schnittstellen-Möglichkeiten und Automatisierungsideen.
Ergebnis Entscheidung: Go oder No-Go.
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Pilot auswählen
Gemeinsam wählen wir den sinnvollsten ersten Prozess aus — z. B. Anfragenqualifizierung, Datenübertragung oder Routineprüfungen.
Ergebnis Ein klarer, kleiner Startprozess wird festgelegt.
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Technische Freigabe
Wir prüfen APIs, Rechte, Testumgebung, Sicherheit und Datenzugriff — transparent und dokumentiert.
Ergebnis Wir wissen, wie die Umsetzung technisch sauber gelingt.
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Pilot bauen & testen
Wir bauen die erste Automation und testen sie mit echten Abläufen aus Ihrem Alltag.
Ergebnis Erste messbare Entlastung wird sichtbar.
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Pilot-Ergebnis präsentieren
Wir zeigen, was funktioniert, was verbessert wurde und welchen Nutzen der Pilot bringt.
Ergebnis Entscheidung für den echten Einsatz.
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Einsatz starten
Nach Ihrer Freigabe starten wir mit Umsetzung, Schulung und Übergabe im Arbeitsalltag.
Ergebnis Die Lösung wird praktisch genutzt.
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Ausbau
Nach erfolgreichem Start erweitern wir schrittweise auf weitere Prozesse.
Ergebnis Schrittweise Automatisierung statt Chaos.
Klare Pakete für jeden Schritt
Praktikum, Digitalisierung und individuelle KI-Automation — transparent strukturiert und ohne versteckte Kosten.
Digitalisierung Ihrer Daten
ab 1.200 € je nach Aufwand
Strukturierte Digitalisierung und Aufbereitung Ihrer internen Daten als Basis für KI und Automatisierung.
Enthalten:
- Analyse der bestehenden Datenlandschaft
- Einheitliche Struktur für Dokumente, Systeme und Kategorien
- Aufbereitung, Sortierung und Standardisierung vorhandener Daten
- Grundlage für spätere Automatisierungen und KI-Systeme
Eine klare, strukturierte und zukunftssichere Datenbasis.
Praktikum / Entdeckungsphase
1.500,00 € netto
Analyse bestehender Arbeitsabläufe, interner Prozesse und möglicher Automatisierungspotenziale im Betrieb.
Zeitraum: 1 bis 4 Wochen
Enthalten:
- Analyse bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe
- Prüfung manueller Tätigkeiten und wiederkehrender Aufgaben
- Aufnahme möglicher Automatisierungspotenziale
- Bewertung vorhandener Systeme und Schnittstellen
- Ergebnis- & Strategie-Präsentation
- Strukturierte Prozess- & Problemübersicht
- Konkrete Optimierungsansätze
- Bewertung von Zeitaufwand, Verbesserungspotenzial und technischem Nutzen
Mehrwert-Garantie: Kein nachweisbarer Mehrwert, keine Berechnung.
Mehrwert-Garantie
Wenn wir nach Abschluss der Praktikums- und Entdeckungsphase keinen nachvollziehbaren Mehrwert, keine konkreten Verbesserungspotenziale oder keine klaren Optimierungsansätze schriftlich dokumentieren können, wird diese Leistung nicht berechnet.
In diesem Fall beträgt der Rechnungsbetrag 0,00 € und die Entdeckungsphase geht vollständig auf unsere Kosten.
Individuelle KI-Automation
von 50 bis 5.000 €
Individuelle Automatisierungslösungen, passend zu Ihrem Prozess, Ihrem Team und Ihrem Geschäftsmodell.
Enthalten:
- Persönliche Beratung und Prozessanalyse
- Maßgeschneiderte Umsetzung nach Bedarf
- Flexible Integration in bestehende Abläufe
- Entlastung durch weniger manuelle Aufgaben
Automationen, die exakt zu Ihrem Unternehmen passen.
Häufig gestellte Fragen
Kurze Antworten zu Leistung, Ablauf, Eignung und Datenschutz — ohne Marketing-Floskeln.
Was macht WAI KI Lösungen genau?
WAI KI Lösungen analysiert reale Unternehmensprozesse und entwickelt daraus KI-gestützte Systeme, die manuelle Arbeit reduzieren, Fehler senken und operative Abläufe effizienter machen.
Was unterscheidet WAI KI Lösungen von einer klassischen KI-Agentur?
WAI KI Lösungen verkauft keine allgemeinen KI-Tools und keine theoretischen Workshops. Wir starten mit den echten Abläufen im Unternehmen und bauen daraus Systeme, die im Alltag funktionieren.
Für welche Unternehmen ist WAI KI Lösungen geeignet?
WAI KI Lösungen ist ideal für B2B-Unternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitenden, die bereits Umsatz machen, aber durch Excel, E-Mails, Nachfragen, manuelle Arbeit oder veraltete Prozesse ausgebremst werden.
Müssen wir bereits wissen, welche KI-Lösung wir brauchen?
Nein. Genau dafür gibt es die Potenzialanalyse und das Process Audit. Wir finden zuerst heraus, wo KI im Unternehmen wirklich Sinn macht.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit WAI KI Lösungen ab?
Der Ablauf ist klar: Erstgespräch, Prozessanalyse, Audit, Priorisierung, Umsetzungskonzept, Implementierung, Test im Alltag, Übergabe und laufende Optimierung.
Was ist das Process Audit von WAI KI Lösungen?
Das Process Audit zeigt, wo im Unternehmen Zeit, Geld und Energie durch manuelle Prozesse, Medienbrüche, Nacharbeit oder ineffiziente Abläufe verloren gehen.
Wie schnell sieht man erste Ergebnisse?
Das hängt vom Unternehmen und vom Prozess ab. Ziel ist aber immer, zuerst die Bereiche mit dem größten wirtschaftlichen Hebel zu identifizieren und dort schnell spürbare Entlastung zu schaffen.
Ist WAI KI Lösungen DSGVO-konform?
Ja. WAI KI Lösungen achtet auf Datenschutz, Anonymisierung sensibler Daten und je nach Projekt auf Hosting in Deutschland oder der EU.
Wann lohnt sich eine KI-Automatisierung finanziell?
Eine KI-Automatisierung lohnt sich besonders dann, wenn wiederkehrende Aufgaben, manuelle Eingaben, interne Abstimmungen, Nachfragen oder Fehler regelmäßig Zeit und Kosten verursachen.
Bereit für weniger Prozess-Chaos im Alltag?
Lassen Sie uns Ihre aktuelle Situation prüfen und zeigen, welche nächsten Schritte sinnvoll sind.
Kostenlos und unverbindlich. Keine automatische Verpflichtung.