Der Auftrag ruft an, wenn Sie nicht können.
Auf dem Dach, in der Behandlung, im Termin: Genau dann klingelt es. Gute Erreichbarkeit kann mitentscheiden, welchen Anbieter ein Interessent zuerst kontaktiert.
KI-Telefonassistent
KI-Telefonassistent für Unternehmen: Anrufe intelligent erfassen und weiterleiten
Während Sie arbeiten, klingelt das Telefon. Der KI-Telefonassistent begrüßt Anrufer mit Ihrem Namen, erfasst das Anliegen, beantwortet Standardfragen und ordnet Anrufe nach Ihren Regeln. Eingerichtet auf Ihren Betrieb, nicht von der Stange.
- Für die automatisierte Anrufannahme rund um die Uhr einsetzbar, auch bei besetzter Leitung, in der Mittagspause und am Wochenende.
- Aus angenommenen Anrufen wird ein sauberer Vorgang mit Name, Anliegen und Rückrufnummer statt einer Zettelnotiz.
- Sie bestimmen, was er sagt, was er darf und wann ein Mensch übernimmt.
Im Einsatz bei PROMOTEC Einrichtung auf Ihre Abläufe Datenschutz von Anfang an mitgeplant
Verpasste Anrufe können potenzielle Kunden kosten
Interessenten erwarten häufig schnelle Erreichbarkeit. Wenn niemand erreichbar ist, besteht die Möglichkeit, dass sie einen anderen Anbieter kontaktieren. Gleichzeitig binden die Anrufe, die durchkommen, Ihre besten Leute: Standardfragen, Terminwünsche, Rückrufbitten. Das Ergebnis kennen Sie: verlorene Aufträge auf der einen Seite, unterbrochene Arbeit auf der anderen.
Die Warteschleife kostet mehr als Nerven.
Anrufer, die nicht durchkommen, bewerten schlechter, kommen seltener wieder und erzählen es weiter. Der Schaden taucht in keiner Statistik auf, aber in Ihrem Umsatz.
Ihr Team ist Telefonzentrale nebenbei.
Jede Unterbrechung reißt aus der Arbeit. Wer ständig abhebt, macht Fehler bei dem, wofür er eigentlich bezahlt wird.
So arbeitet Ihr KI-Telefonassistent
01 Nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen
Der Assistent nimmt eingehende Anrufe nach Ihren festgelegten Abläufen entgegen, begrüßt mit Ihrem Firmennamen und führt das Gespräch anhand Ihrer hinterlegten Informationen und Regeln.
02 Erfasst Anliegen strukturiert
Name, Rückrufnummer, Adresse, Anliegen, Dringlichkeit: Der Assistent fragt genau das ab, was Ihr Ablauf braucht, und übergibt Ihrem Team einen fertigen Vorgang statt eines Rückruf-Zettels.
03 Beantwortet die immer gleichen Fragen
Öffnungszeiten, Einsatzgebiet, benötigte Unterlagen, Ablauf beim ersten Termin: Standardfragen beantwortet der Assistent selbst, damit Ihr Team es nicht zum zwanzigsten Mal tun muss.
04 Erkennt Anliegen und priorisiert nach Ihren Regeln
Sie definieren Kategorien, Prioritäten und Weiterleitungsregeln. Der Assistent ordnet das Anliegen anhand des Gesprächs einer passenden Kategorie zu und kann den Anruf entsprechend priorisieren, weiterleiten oder für einen Rückruf erfassen.
05 Koordiniert Termine
Angebunden an Ihren Kalender prüft der Assistent freie Zeiten, schlägt Termine vor und trägt sie ein. Verschiebungen und Absagen nimmt er ebenfalls auf.
06 Übergibt an Ihre Systeme
Zusammenfassungen landen dort, wo Ihr Team arbeitet: per E-Mail, in Ihrer Software oder als Aufgabe im richtigen Projekt. Aus Anrufen werden Vorgänge, nicht Notizen.
Eingerichtet für Ihre Branche
Handwerk
Handwerksbetriebe
Der Betrieb definiert selbst, welche Anliegen als Notdienst gelten und wohin diese Anrufe weitergeleitet werden. Der Assistent ordnet nach diesen Regeln, erfasst die Adresse gleich mit und hinterlässt dem Büro eine sortierte Liste statt eines vollen Anrufbeantworters.
Praxis
Arztpraxen und Therapiepraxen
Die Praxis definiert Kategorien, Prioritäten und Weiterleitungsregeln. Der Assistent ordnet Anliegen anhand des Gesprächs einer passenden Kategorie zu und kann sie entsprechend erfassen, priorisieren oder an das zuständige Team weiterleiten. Die Priorisierung erfolgt anhand zuvor festgelegter Regeln und ersetzt keine medizinische Beurteilung oder Diagnose.
Werkstatt
Werkstätten und Autohäuser
Reifenwechsel, Inspektion, Statusfragen: Die häufigsten Anrufgründe laufen automatisch, die Werkstatt arbeitet ungestört weiter.
Büro
Dienstleister und Büros
Der Assistent arbeitet als digitaler Empfang: nimmt Stoßzeiten ab, verteilt Gespräche an die richtigen Ansprechpartner und hält Rückrufe nach.
Im Einsatz
DAS KI-TELEFONBEI PROMOTEC
PROMOTEC bearbeitete eingehende Anrufe manuell: Terminanfragen, Rückrufe und Standardfragen kosteten das Team täglich wertvolle Zeit. Heute nimmt ein KI-Telefonassistent diese Anrufe an, plant Termine und entlastet das Team im Tagesgeschäft. Wie die Umsetzung ablief, lesen Sie in der Case Study.
Von der Demo zum laufenden Assistenten in vier Schritten
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Demo und Potenzial-Analyse
Sie hören einen Assistenten live und wir klären gemeinsam, welche Anrufgründe bei Ihnen am häufigsten sind und was die Annahme heute kostet. Kostenlos und unverbindlich.
Ergebnis Sie kennen den Hebel und hören den Assistenten live.
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Einrichtung auf Ihren Betrieb
Begrüßung, Formulierungen, Fragen, Notfallregeln und Weiterleitungen werden mit Ihnen festgelegt. Der Assistent lernt Ihre Leistungen und Ihre Sprache, nicht umgekehrt.
Ergebnis Regeln und Sprache passen zu Ihrem Betrieb.
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Testphase im Alltag
Der Assistent geht kontrolliert live, zum Beispiel zuerst außerhalb der Öffnungszeiten. Sie hören mit, wir justieren nach, bis alles sitzt.
Ergebnis Alles sitzt, bevor der volle Einsatz beginnt.
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Betrieb und Ausbau
Der Assistent übernimmt den vollen Umfang. Auf Wunsch bauen wir aus: Terminbuchung, Systemanbindung oder weitere Automatisierungen im Büro.
Ergebnis Laufender Assistent, erweiterbar nach Bedarf.
Was kostet das?
Der Preis richtet sich nach Gesprächsvolumen, Funktionsumfang und Systemanbindung: Ein Assistent, der außerhalb der Öffnungszeiten Anliegen erfasst, ist eine andere Größenordnung als eine voll angebundene Telefonzentrale mit Terminbuchung. Nach der kostenlosen Potenzial-Analyse bekommen Sie ein konkretes Angebot für Ihren Fall, zusammen mit einer ehrlichen Rechnung: was die Lösung kostet und was verpasste Anrufe Sie heute kosten.
Wählen Sie Ihren Einstieg
Angebot anfragen
Gewählt: Rund um die Uhr und bei besetzt
Was Kunden uns vor dem Start fragen
Klingt der Assistent wie ein Roboter?
Nein. Moderne Sprachmodelle klingen natürlich und reagieren flexibel auf Rückfragen. Überzeugen Sie sich am besten selbst: In der Demo hören Sie, wie ein Assistent mit Ihrer Begrüßung klingt.
Was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß?
Dann übergibt sie, statt zu raten: an eine hinterlegte Nummer, per Rückrufversprechen oder mit einer sauberen Zusammenfassung an Ihr Team. Diese Regeln legen Sie bei der Einrichtung fest.
Behalten wir unsere Telefonnummer?
Ja. Ihre Nummer bleibt, die Weiterleitung an den Assistenten wird so eingestellt, wie Sie es wollen: immer, bei besetzt, nach X Sekunden oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Datenschutz wird von Anfang an mitgeplant: klare Information der Anrufer, Auftragsverarbeitungsvertrag, definierte Speicherfristen und Erfassung nur der Daten, die der Ablauf braucht. Die Details legen wir vor dem Start transparent offen.
Wie schnell sind wir startklar?
Die Grundeinrichtung geht schnell, danach folgt die Testphase in Ihrem Alltag. Wir starten bewusst kontrolliert, damit der Assistent vom ersten vollen Einsatztag an gut arbeitet.
Funktioniert das mit unserem Kalender und unserer Software?
In den meisten Fällen ja. Was sich anbinden lässt, prüfen wir in der Potenzial-Analyse, bevor Sie sich entscheiden.
Können wir klein anfangen?
Ja, das empfehlen wir sogar: zum Beispiel zuerst nur außerhalb der Öffnungszeiten oder nur bei besetzter Leitung. Wenn Sie den Effekt sehen, bauen wir aus.
Hören Sie Ihren Assistenten, bevor Sie sich entscheiden
In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen live, wie ein KI-Telefonassistent für Ihren Betrieb klingt, und rechnen mit Ihnen durch, was verpasste Anrufe Sie heute kosten. Danach entscheiden Sie in Ruhe.
Kostenlos und unverbindlich. Keine automatische Verpflichtung.